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“One should doubt in the experiments until the facts de not force to give up any doubts” Louis Pasteur. “Duda siempre, hasta que los datos no dejen lugar a dudas”
Vivimos momentos de gran incertidumbre, de movimientos muy rápidos y dramáticos, en mercados cada vez más competitivos y con gran generación de información por todos lados a la que acceden de forma cómoda tanto clientes cada vez más exigentes, como las empresas.
Los directivos, los gerentes, los responsables de las empresas nos preguntamos mirando en el espacio temporal:
1 ¿Qué es lo que ha pasado para estar cómo estamos? Lo que hemos hecho bien, como mal. Cómo se han desempeñado nuestras acciones y decisiones, nuestras campañas, nuestros productos.
¿Cómo va a evolucionar nuestro mercado y lo que podemos hacer para el futuro más inmediato?
Para responder a estas preguntas fundamentales de forma fiable tenemos que poder valorar los factores internos de la empresa y los que se producen en nuestro entorno y mercado que pueden influir directamente en el escenario futuro.
Este análisis de escenarios para el futuro es el que permite:
- Poder predecir a qué nos enfrentamos en el día de mañana y
- Poder desarrollar estrategias empresariales que se adapten a esos escenarios e incluso adelantarse o ponerlo a su favor.
Para ello la información es poder y cada vez cobra más importancia los datos y con esto, las tecnologías propias del “Business Intelligence” han cogido cada vez un papel más fundamental en el área Directiva y del control de Gestión de las empresas.
Analítica de Datos. Big Data de la Economía de la Empresa. Controlling de Gestión
Para el análisis de escenarios futuros precisamos de datos e información de valor interpretativo.
En cualquier empresa, independientemente que sea gran empresa, multinacional o PYME, es vital que estos datos e informaciones obtenidas de las distintas fuentes que pueda obtener o recibir la empresa, se recopilen y se pase previamente por un análisis que puedan pasar a ser información relevante de cara a la toma de decisiones adecuadas.
Es fundamental poder recolectar los datos y tras un proceso de limpieza y análisis de ellos podamos convertirlos en información que muestren de forma clara e inequívoca la situación y comportamiento de la empresa, Y que con esta información nos genere conocimiento del mercado y de nosotros mismos para tomar las decisiones adecuadas.
La herramienta para generar este proceso de pasar de datos a información y con ello llegar a conocimiento es el Business Intelligence
También decir que trabajamos con datos históricos para poder tomar decisiones a futuro. Básicamente lo que hace la gran mayoría de las empresas es “predecir” el futuro utilizando los datos históricos. Ante eso los controllers analistas de datos solemos diferenciar:
- Business Intelligence. Que analiza la información recibida y tratada para ver lo que ha pasado y “predice” el futuro suponiendo que no se produzcan cambios radicales en nuestro entorno interno de la empresa y externo del mercado
- Business Analytics que va más allá y utiliza razonamientos de futuro proyectando los datos en distintos escenarios que puedan darse en el futuro. Para ello utilizamos procedimientos y herramientas más complejas dejando toda la información que posee como base de partida con la que trabajamos para la toma de decisiones futuras.
Aun así en este post vamos a simplificar la explicación hablando de Business intelligence, dejando el Business Analytics para posteriores explicaciones si tú, querido lector, me lo hace saber.
Utilizando adecuadamente las herramientas del Business Intelligence podemos tomar multiples decisiones con eficacia, objetividad y en un mínimo tiempo.
Este conocimiento hace posible tomar decisiones a futuro. Tanto si se trata de aumentar las inversiones para promover la automatización, o mantener una maquinaria aceptando un gasto de mantenimiento periódico o sustituirla por otra que provoque menos cortes y sea más rápida, precisa, etc o si se trata de desinvertir, potenciar una división productiva o dejar de producir en ella, producir un producto o mejorar sus costes, vender a un cliente por su rentabilidad o respuesta en el flujo de caja, motivar a los recursos humanos productivos que son de verdad el principal activo de la empresa o tener que prescindir de los que son negativos al resto de equipo y con ello a la empresa.
Tenemos en la mano una herramienta poderosa y objetiva para la toma de decisiones estratégicas y operativas de verdad, que hace que nos alejemos de la mera intuición personal y los “rumores” difundidos en los pasillos de las empresas.
“El Business Intelligence (BI) supone una metodología sistemática objetiva, inteligente y ponderada de recopilar, organizar, analizar, compartir y monitorizar conocimiento que da soporte a la gestión como toma de decisión.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE TRABAJAR Y GESTIONAR EL CONOCIMIENTO CON EL BUSINESS INTELLIGENCE?:
Pueden haber muchos más pero según mi experiencia de casi 20 años y sobre todo por colegas más experimentados que yo puedo presentar las siguientes:
- La inmediatez en obtener el dato necesario.
- La tranquilidad de que nuestras decisiones se apoyan en información contrastada y validada.
- Coste reducido con herramientas “Low Code” como Microsoft Power BI
- La evidente mejora en el proceso de toma de las decisiones que se adopten.
- Un aumento significativo de la eficiencia operativa en cualquier área o actividad de negocios.
- Identificación más clara de nuevas tendencias del mercado en cuanto al comportamiento de consumidores, competidores y demás actores.
- Las empresas generar mejores planificaciones, a corto como a medio plazo.
- Podemos validar nuestros planes estratégicos.
- Podemos prevenir errores de decisión, errores debidos a la ausencia de conocimiento.
- Podemos simular y “jugar” antes de entrar en terreno en el cual las decisiones se vuelven irreversibles.
- Podemos hacer un buen seguimiento de la ejecución de los presupuestos, y analizar las desviaciones
- Podemos analizar de forma adecuada el desempeño de cualquier área, inversión, recurso sea humano o material.
- Se puede crear “cuadros de mandos” o ‘Balanced Scorecard’ o Cuadro de Mando Integral realmente útil.
- Al ser el conocimiento compartido, lograremos finalmente construir esa conexión de entendimiento entre las distintas áreas de la empresa tan necesaria, proporcionándoles además orientación en sus propios procesos de toma de decisión.
- Las comparaciones de la información pasada y las extrapolaciones futuras en un comportamiento predictivo de la empresa y su entorno, ayuda al equipo directivo afinar mejor su trabajo y sobre todo entender si la empresa realmente está yendo a mejor o no.
- Reducción del tiempo para procesar y maquetar informes financieros.
- Dedicación mayor a tareas de más valor, al tener más tiempo que permite analizar las causas verdaderas de las desviaciones como de cualquier anomalía en el normal funcionamiento de la empresa y de su rendimiento (Performance).
- Conocimiento en cada momento de la rentabilidad de cada operación de venta, de cada cliente, producto p proceso de prestación de servicio.
“Un factor muy importante y valioso para los directores de las empresas es que gracias al BI y el Control de Gestión, se pueden tomar decisiones estratégicas con prácticamente total confianza.”
Business Intelligence con Microsoft Power BI
Hay distintas aplicaciones informáticas para tratar Business Intelligence, pero por facilidad, integración con las herramientas ofimáticas ampliamente extendidas, coste y poder me decanto por Microsoft Power BI
Microsoft ofrece una herramienta de fácil utilización con la potencia de Business Intelligence, lo convierten en un sistema poderosísimo. Permite que profesionales que no sean técnicos informáticos, propiamente dichos pero sí debidamente formados, puedan recopilar los datos de distintas fuentes de información y poder analizarlos para ofrecer una información y reportes de conocimiento para convertirlo en conocimiento y compartirlo a los distintos responsables en la toma de decisiones que puedan recibir información precisa, inmediata y automáticamente actualizada, pudiéndolo visualizar en distintos dispositivos (un ordenador, una Tablet, un teléfono)
Está claro que ningún sistema de BI puede tomar decisiones por nosotros, Por este motivo es de suma relevancia que en un entorno en BI recopilemos ese sistema con buena información, recojamos datos financieros, productivos, comerciales y económicos de toda la organización. El Controller de Gestión, tanto sea interno como un externo, tiene la particular responsabilidad de garantizar que los datos de los que se dispone en el sistema BI sobre producción, marketing, operaciones, logística, finanzas, ventas, compras, atención al cliente, etc. son los que proporcionan la información relevante para dar soporte en la toma de decisiones a los directivos en todos los niveles de responsabilidad corporativa.
¿Cuáles son las funciones y utilidades de un Controller de Gestión en las empresas con la utilización del Business Intelligence?
Si la empresa acepta y su toma de decisiones se apoya en un sistema de Business Intelligence, el Controller de Gestión asume la responsabilidad de:
- Recopilar, validar, verificar la información disponible en el
- Como profesional de su especialización en Business Analytics integra información validada y lo comparte procesada y debidamente reportada al equipo formado por principalmente los gestores y la dirección de la empresa.
- El Controller consigue con el BI eliminar el uso de la maraña de hojas Excel centralizando la información relevante en un único sistema, proporcionando acceso cada responsable según su nivel de usuario que tenga asignado.
- El Controller de Gestión hace posible que el Business Intelligence convierta a una empresa en una entidad más Inteligente en la toma decisiones basado en un conocimiento de distintos origenes, que incluye elementos tanto internos como externos de la empresa, de manera lo más actualizada posible y analizada con objetividad y “científicamente” descartando la mera intuición..
Para ello Controlling de Gestión tendrá un trabajo clave, sistemático, arduo y necesario pues:
- Tiene que recopilar los datos de todas las fuentes que previamente seleccionados.
- Organizar esos datos y agruparlos.
- Analizar sistemáticamente y ponderarlos (determinar si son de valor o no)
- Preparar los reportes claros y sencillos con los KPIs relevantes
- Compartirlos internamente con los niveles de gestión correspondientes
- Monitorizar la información para que estén accesibles y automatizar su actualización.
- Convertir esa información en conocimiento. Presentando los diagnósticos y proponiendo soluciones.
En resumen las herramientas de Business Intelligence han revolucionado los procesos de toma de decisiones en las empresas que se han apoyado en ellos. Power BI es una herramienta totalmente recomendable para materializar el proceso de gestión y Business Intelligence. El Controller apoyado con estas herramientas puede hacer su labor de forma aun más sistemática y dedicar más tiempo al análisis y apoyar de forma cada vez más eficaz en proponer soluciones.
En próximas publicaciones podremos profundizar en la operativa pero consideraba importante introducirnos en estos conceptos.
