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No serviría de nada aumentar sus ganancias y tener excelentes estrategias de ventas, si en paralelo, sus costos están aumentando. En tiempos de crisis económica, y como este de inflación galopante, reducir los gastos de la empresa se torna aún más necesario, lo que puede llevar a medidas extremas y no necesariamente efectivas. Por esta razón, es muy importante conocer algunos ejemplos de reducción de costos en las empresas que podrán ser aplicados en tu negocio. ¿Sabes cuál es la primera medida a tomar cuando se busca una reducción de costos en las empresas?
¿Por qué la reducción de costos es importante en una empresa?
El desarrollo y expansión de una organización depende no sólo de cuánto se ingresa por sus productos o servicios, también depende de cuánto se gasta. Una empresa puede vender mucho y agradar a sus clientes, pero si sus costos exceden las ganancias o están próximos a superarlos, la empresa no crecerá.
Por eso, cuando hablamos de reducir costos, entendemos que debería ser uno de los principales objetivos de toda empresa, pero no es suficiente hacer recortes sin una planificación adecuada. Antes de cualquier cosa, debes preguntarte:
- ¿Realmente conozco los costos de mi negocio?
- ¿Qué impacto tendría la reducción de cada costo sobre nuestras actividades?
- ¿Podría traer consecuencias negativas o positivas?
- ¿Qué sectores serán afectados y cómo?
Por esta razón, el primer paso antes de poner en práctica cualquier ejemplo de reducción de costos en las empresas es este: comprender profundamente la gestión de costos de tu negocio.
Al final de cuentas, no sirve de nada intentar reducir costos en actividades que no tendrán ningún impacto, o aún peor, modificar procesos que resulten en la pérdida de calidad de tus productos.
Pero, ¿qué son los costos?
Es necesario entender qué costos y gastos tienen conceptos diferentes. Los costos son aquellos gastos necesarios para que una empresa siga funcionando, o sea, gastos de administración, propaganda, marketing, etc.
Los otros gastos generales están asociados a la entrega de sus bienes y productos finales, tales como adquisición o producción de mercaderías, materia prima, mano de obra, energía eléctrica, depreciación de máquinas, impuestos, entre otras.
Los costos se dividen entre costos fijos, aquellos que no dependen de la cantidad producida por la empresa; y los costos variables, aquellos que fluctúan según la producción (compra de materia prima, desgaste de las máquinas, gastos de combustible para entregas, etc.).
Analice sus procesos
Antes de presentar algunos ejemplos de reducción de costos en las empresas, vale recordar que todos ellos sólo deben ser efectuados después del análisis de los procesos a los que se relacionan.
El análisis de procesos permite detectar retrasos, cuellos de botella, pérdidas e ir reduciendo algunos costos en la empresa, entre otras medidas.
10 ejemplos de reducción de costos en empresas.
Notarás que los primeros ejemplos de reducción de costos en las empresas de nuestra lista son bastante intuitivos, no obstante, así mismo, estudia el impacto de estas reducciones en la calidad de los procesos involucrados.
Telefonía e Internet
Son dos costos fijos (dependiendo del ramo de la empresa) esenciales para cualquier negocio que funcione hoy en día.
Por esta razón, puedes preguntarse antes: ¿es posible gastar menos? Si su respuesta es sí, es necesario analizar las necesidades (¿cuál es la velocidad de internet que necesitas?, ¿las llamadas son más de larga distancia o locales?) y realiza una investigación sobre qué planes se adaptan más a tus necesidades.
No deje de comparar las ofertas que poseen en varios operadores, de preferencia los planes corporativos, que son opciones más económicas. Es posible utilizar la tecnología a su favor: usted puede optar por la función de llamadas en las aplicaciones como WhatsApp, Skype o Telegram. Pero cuidado con estas alternativas para que no suban el precio de su internet
Haz cálculos y compara qué opción será más ventajosa para reducir costos en tu empresa.
Cuentas de agua y luz
Estas cuentas suelen tener valores bastante significativos y también son esenciales, por eso, reducir sus costos es considerado uno de los mejores ejemplos de reducción de costos en las empresas.
Es posible reducir los costos invirtiendo en grifos e inodoros con descargas más económicas, sustituir las lámparas incandescentes por las de LED o fluorescentes, apagar equipos electrónicos no utilizados, como impresoras y monitores (evita dejarlos en standby —con la luz en rojo—) o incluso instalar sensores que activan la luz solamente cuando hay alguien en el ambiente. Este tipo de medidas simples, casi banales y de baja inversión, pueden tener un efecto significativo en la reducción de costos.
Papel e impresiones
En este punto aún con el uso cada vez menor de impresiones en papel, hay documentos que a veces deben estar físicamente impresos.
En estos casos, haz la impresión utilizando los dos lados de la hoja, ahorrando así papel. También busca digitalizar documentos y usa herramientas colaborativas en línea, como Google Drive, Dropbox o OneDrive.
Deudas y tarifas bancarias
Busca renegociar deudas, tarifas bancarias con tus acreedores y bancos, esta alternativa puede disminuir las tasas de interés. ¡Muy importante! Es imprescindible estudiar previamente si la empresa tendrá condiciones financieras de cumplir con las nuevas condiciones negociadas.
Stock
Sé honesto contigo mismo, y analiza para llegar a la conclusión de qué productos están con stock parado y disminuya tu producción o abastecimiento.
Tener un stock parado produce pérdidas financieras, ya que los productos ocupan espacio, incurre en desembolsos de capitales, nunca sobrantes, y pueden incluso arruinarse con el tiempo. Si aún no lo estás haciendo, utiliza un software que le ayude con el control del inventario.
Estudia a los proveedores
Es posible que tengas que cambiarlos, y si no es posible cambiar, al menos debes ver si es conveniente renegociar condiciones, aumentar compromisos o ejercer presión, indicando que ya está haciendo algunas compras con su competencia y que necesitas un descuento en los precios, más plazo, beneficios o mejoras en los productos, etc., o te verá obligado a cambiar de proveedores.
Este tema es mucho más complejo porque muchas veces hay componentes más importantes que el precio y habría para explayarse en la gestión de las compras.
Análisis pormenorizado de costes
Para adoptar cualquiera de estos ejemplos de reducción de costos en las empresas, es primordial realizar un estudio pormenorizado de sus gastos. Estipula metas mensuales, semestrales, anuales o el período que mejor encaje a su situación, pero evite actuar sin haber realizado análisis e investigaciones sobre sus negocios y las metas que desea alcanzar.
Ninguna estrategia debe ponerse en práctica antes de pasar por las herramientas de planificación estratégica.
Gestión de personal
Es un punto peliagudo pues afecta a personas, a gente que ha compartido momentos, trabajo, horas… No siempre la solución ante problemas económicos y de liquidez es despedir empleados pues descapitalizas talento y conocimiento y se generan costos adicionales para la empresa. En caso de despedir empleados, es muy importante un análisis detallado de los casos, define si los costos (económicos de despido, de productividad y de talento) implicados en la finalización del contrato son realmente ventajosos. Considera el tiempo de la capacitación de un nuevo empleado y cómo se arma el equipo con la ausencia de un colaborador.
En el caso de contratar hay que contar con gastos de capacitación, adaptación del nuevo funcionario y derechos laborales para la finalización del contrato. Por esta razón recomiendo contratar si el cargo ofrecido es realmente esencial en el momento y tiene recorrido, y aparte, si la función no corresponde a una actividad rutinaria de la empresa, contratar empleados tercerizados puede ser una mejor opción.
Reducir costos de logística y flete
Al comparar proveedores, no tengas en cuenta sólo los valores de los bienes, estudia los gastos relacionados con la logística y el flete que podrán encarecer el precio que pareció atractivo en un primer momento.
Cada vez cobra más importancia ante mercados más globalizados y comercio electrónicos. Estudia y compara. Mira la relación coste/servicio, no sea que tu beneficio se lo pula el transporte.
Colaboración del equipo. Informar, informar, informar
Por último, si su empresa necesita reducir costos, informa a tu equipo sobre esta necesidad.
Tu equipo puede poner en práctica varias formas de ahorrar, ya sea apagando equipos electrónicos no utilizados, digitalizando documentos, etc. Lo importante es informar a los empleados sobre los nuevos procesos que usará la empresa para la reducción de costos y que los objetivos que sean compartidos a su vez sean más fáciles de alcanzar.
